第五节 别小看文件夹管理

不知道大家有没有这样的经历，有人想找一份早前的文件，你记得是有这么一个文件，就是不知道放在了哪里，怎么也搜索不到，手忙脚乱了大半天还是没有收获，你自己也感觉不好意思。或者有时候你搜索了文件，但是出来一堆同名文件，你要一一打开才知道哪个是最终版本，这种情况不仅耗时、降低工作效率还会给人杂乱无章的印象。我早前刚参加工作时就经常会发生此类的事情，后来文件日益增多，寻找更是麻烦，于是一边请教前辈，一边开动脑筋，终于把文件进行了合理化的管理，找东西时也不再慌张无序了。是什么方法呢？就是利用文件夹对文件进行管理。

千万别小看文件夹，充分利用好文件夹，可以大大提高存储、提取文件的效率，也能让自己的思路更加清晰。

首先要将可能产生的文件进行分类，这时候要按大类进行区分，一般来说，我们可以按照电脑里的硬盘分区分大类，电脑一般有四个分区，C盘为系统盘，D盘为临时文件盘，鉴于重做系统时C、D盘容易遗失文件，最好将文件存储在E、F盘中（也可以将电脑多分出几个区、几个文件类别，但一般来说四个区域足够用）。E盘可设置为“工作文件盘”，F盘可设置为“个人休闲文件盘”，在后面讲文档存放的一节中会详细讲到，本节重点讲文件夹管理。

接着，在E盘中根据年份建立年份文件夹。将同一年份的文件归类在同一个文件夹里。再在同一个年份文件夹里按照自己的业务类别建立业务板块文件夹。如下：

之后再将业务模块进行细分，将细分后的子模块以数字进行编号排序。如下：

编号是为了便于自己或他人查找和检索。以上文件夹的意思是，2017年人力资源管理文件里有6个子业务，招聘、培训、劳动关系、绩效考核、薪酬福利、人力资源规划。在建立这些子文件夹后，我们可以将已经或正在进行的文件分类储存。例如，招聘信息、招聘网站收费信息、猎头信息、现场招聘会信息、简历、面试考评表、面试记录表等与招聘有关的文件都可以放在这个文件夹内，再根据文件月份建立子文件夹，分配到相关月份中，以此类推。

这时候要注意，文件夹命名应尽量简洁，要一眼就能看出核心内容，知道里面装的是什么。另外，子文件夹里的文件数量要加以适当控制，把没用的、无效的、重复的删掉，尽量保证不混淆。实在需要保留就在后缀里加上日期，以便区分。

在建立文件夹之后还要注意以下几小点：

1.如果子文件过大，则将过大的文件压缩单独放置，一个是方便查询不挤占空间，另一个也便于备份。

我们也经常会遇见反复修改文件的情况，这时候存储要注意，要么将原有的覆盖，要么就要在文件名后加日期作为后缀。没用的文件要删除，避免挤占空间和混淆。

2.经常整理，发现无用、重复的文件便删除。

3.为文件夹设置密码，有些很重要的文件如果不想被外人知道，可以为文件夹设置密码。

4.如果经常使用某个文件夹，可以将这个文件夹做成快捷方式，利用快捷方式访问。